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在回家的路上遇見彩虹
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時間管理(讀書心得)

觀念分享: ◎在建立與時間管理有關係的第一個要項,是確立個人的目標。 ◎分解----時間管理的基本要件,就是將一個任務分解成容易處理的幾個部分。 ◎人們總是肆無忌憚地隨時抓住你的時間。 ◎「委託別人」就是一個高效率的時間管理工具,只要克制自己不要時時刻刻想監督,並用對了方法,別人就會把時間挪給你。 ◎為何抗拒時間管理?1.習慣。2.懶惰。 ◎開始進行時間管理,重要的是讓自己覺得很舒服。 ◎時間不會自然地區隔,你必須強制將它區分出來。 ◎如果你想用對時間做有意義的運用,你就要準備好放手,但不是全部放手。 ◎如果你管理的都是相當專業的人員,你的職責就是要避免他們做些沒有用的事。 ◎生理需求也會影響到你的時間。 ◎(讓別人不影響你)管理別人對你的影響,和自我管理一樣重要。 ◎很多人對於那些跟自己無關的資訊抱持著狂熱。 ◎最後的挑戰,就是他們會把不恰當的工作塞給你,而那些工作根本無法配合你的行事曆。倒楣的就是接收的一方。 ◎多去計算成果,而少去計算員工的工作時間。 ◎你手上的行政事務,有大部分一定不是很必要。 ◎不論如何,你一定要有四種重要的東西: 1.日誌。 2.通訊錄:姓名、地址、電話、電子郵件帳號。 3.工作清單。 4.普通的筆記本。 ----決定將時間花在哪些事情上面。 ◎效率高的時段最適合發展新點子、開重要會議,或是從事創造性的工作等。 效率不佳的時段則應該做一些單調的事,像是行政事務、看一些不需要太專注的書等。 ◎你要將時間用在真正想做的事情上。 ◎假如你列出了很多焦點活動,便容易失去方向。 ◎每個月重新檢視一次比較合適。 ◎電子郵件 1.將電子郵件的來信通知關掉。 2.在你的行事曆上預留一到四個處理電子郵件的時段。 3.找個大約三十分鐘的時段處理你的電子郵件。 4.該回的信就立刻回了吧! 請把閱讀電子郵件安排在體力較差的時段。 ◎寫出你下星期中最關注的十個要點。 ◎如果你又被要求去做一些和十大要點無關的事情,而你的時間又不夠,你應該說『不』。 ◎如果你每星期的所有要點都一成不變,那就表示你在原地踏步。 ◎請你把公事包打開,看看到底裝了些什麼?你經常帶哪些東西回家,之後又帶回辦公室? ◎除了像筆這類基本的東西外,只要放當天會用到的東西就好了。 ◎焦點活動必須被分割成可以管理的部分,每一個部分必須有明確的成果與完成日期,先後順序。 ◎電子化的時間管理產品通常可以讓你分配任務給其他人,接著就可以獲得成果。 ◎減少打電話的可能性,把一些可能很浪費時間的瑣碎事務集中處理。 ◎你可以固定挪出兩個時段,早上十點和下午三點,做為專門回電的時段。 ◎電話清單:將今天準備要打的電話列出來。除非事情真的很緊急,否則不要馬上打電話。 ◎需全神貫注的事情上有所進展,找個安靜、隱密的地方。要讓別人覺得你很認真在工作。 ◎任務清單,需要排出優先順序,從完成日期往前推算。 ◎優先順序最前面的,應該是那些對完成你的焦點活動而言是很重要的任務。 ◎你應該將一些雖然很緊急、但卻不是很重要的任務往後延。 ◎犧牲下一個任務可能是值得的,而不要讓所有的工作都被迫延後。 ◎就是找個時間與自己開會。早上留一點時間處理行政事務、專門處理電子郵件、電話溝通的時間。留一些你真正可以做事的時間。 ◎記得每多加入一個會議,相對就要取消一些,而不是把新會議排在空的時段裡。 ◎「卸貨」,只要將發言的重點寫下來即可。 ◎突然有了一個必須立即採取行動的想法和需求,使用電子郵件就是個不錯的方法:開啟電子郵件,寫封簡短的郵件,交代你的部屬處理就可以了。 ◎如果你還是無法說出「不」,那就試著反向操作一下。你可以說:「好,但條件是你必須幫我做一些我本來可以做的事。」 ◎人生目標、技能、價值觀,還有面臨的障礙。挑出一個你個人生活中尚未進行,或是你自己覺得處理得不太好的活動。 ◎你不需要花很多時間在上面,只要確定每星期都有進度就可以了。 ◎在你的筆記中應該會有任務清單。 ◎80:20法則:社會上80%的財富,是由20%的人口所擁有。 ◎如果你能放棄完美主義,改用80:20法則做事,理論上你就會多出80%的時間。 ◎你必須放棄正式的會議記錄;這些行動方案必須要有:1.任何內容。2.責任歸屬。3.預定完成日期。 ◎消除官僚事務:1.是否有可能停止做這些事?2.再看看有哪些事可以叫別人做? ◎是否有可以委託的潛在對象,你的部屬、同事或上司。 ◎花一點時間快速瀏覽一下所有文件,分為三大類:1.垃圾文件。2.需要提出相對行動的文件。3.需要閱讀的文件。 ◎選擇要列為優先的工作時,第一、這個工作與你的焦點活動是否高度相關?第二、這件工作是否有時間上的急迫性? 除了考慮上述兩個問題以外,持續享受這種快速的成果也會有兩個好處:第一、它們可以讓你更有自信。第二、大家會把你視為一個有成效的人。只要快速完成這些工作不會占去你大部分時間,挑軟柿子吃就有好處。 ◎一旦採取完全的開門政策,情況只會變好一點(而不會好很多),因為這樣會使你很容易就忙得不可開交。 ◎檔案管理:「收件匣」、「送件匣」、「要讀的」、「今日的」、「本週的」。 ◎五分鐘的消遣會大大提高你的工作成效。 ◎你可意特別安排一個段落,在你工作到一個段落,失去了衝勁時,也可以用到這個方式轉移注意力。 ◎對於優先順序不是很高的任務,用電子郵件的方式溝通即可。 ◎除了需要緊急溝通的事件外。每天安排一個雙方都能接受的時間進行例行溝通。 ◎每次溝通前,先說清楚需要多久時間。 ◎便利貼應該只限於寫那些須立即行動的事項。 ◎委派工作對於有效的時間管理很重要。電腦卻會對你的時間管理造成負面影響。你只要用20%的時間產生80%的報告就可以了。 ◎這些問題分成兩類:一類是你喜歡做的;另一類是你討厭做的。將每一件你不喜歡的事情,按照委外成本的高低順序分別標上不同的記號。 ◎列出使命、長期目標、短期目標、活動。 ◎驅動焦點活動的原則放在明顯可見的地方最有效果。 ◎如果你在一天中有幾個時段可以檢查郵件,就在每天的第一個或最後一個時段,檢查比較不重要的郵件匣,不要隨時都想要看信。 ◎你在日誌中預留了從事不同活動的時間,讓你有什麼也不做的時間。 行事曆中增加大約50%的緩衝時間。 ◎為了完成工作,工作會不停地增加,直到填滿所有時間為止。 ◎你把自己一星期中開會的次數訂個上限,並依照工作型態安排適當的開會次數。 ◎裝設來電顯示裝置。 ◎左上「很急,不重要」、右上「很急,很重要」、左下「不急,不重要」、右下「不急,很重要」,左下方的任務是你最不該花時間的。 ◎電子郵件的好處:你應該把它當做一個可以搖控的資源。 ◎換個會議地點:在咖啡館或公園裡。 ◎做紀錄的方法:以大綱的形式呈現。
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